eSocial em 2023: novidades, como se antecipar e evitar multas?
Com os eventos do SST (Saúde e Segurança do Trabalho) chegando e com a introdução dos eventos de processos trabalhistas ao eSocial em 2023, é preciso estar atento às mudanças e se antecipar para evitar erros e multas para a sua empresa.
Os Eventos de SST, 4ª fase de envio de dados do eSocial, têm o objetivo de fiscalizar o cumprimento de normas que tornam o ambiente de trabalho mais seguro para os trabalhadores e passaram a ser transmitidos pelo eSocial no processo de unificação e digitalização dos projetos empresariais, além de também melhorar a fiscalização.
Quer saber tudo sobre o tema e ficar por dentro das mudanças em 2023? Leia nosso artigo e se antecipe!
Mas afinal, o que é eSocial?
eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é um projeto do governo federal criado em 2014 para simplificar e unificar as informações em um ambiente nacional virtual. Ele trata, portanto, a escrituração digital da folha de pagamento, substituindo obrigações acessórias.
Por ser um sistema tão abrangente, ele impacta diversos setores na empresa que precisam se estruturar e organizar esses envios, além de se manter dados atualizados para evitar erros e não sofrer penalizações.
O objetivo do eSocial é garantir direitos trabalhistas, simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação, eliminar informações duplicadas e melhorar a qualidade de informações. O eSocial reduz a necessidade de preenchimento de várias guias e formulários, assim como o envio de dados semelhantes a diferentes canais. Ou seja, diversas das obrigações trabalhistas ficam centralizadas em um único ambiente.
Além disso, seus envios são obrigatórias para todas as pessoas jurídicas e pessoas físicas com empregados. Para ser implantado ele foi dividido em grupos e fases. Atualmente, estamos indo para 4º fase de implantação, o que indica ter alguns cuidados.
Quais são os eventos que compõem a 4ª fase do eSocial em 2023?
As obrigações de SST existem há diversos anos, tendo como principal função a prevenção de acidentes e doenças relacionadas ao trabalho através de sua própria norma regulamentadora, que deve ser seguida a risca por todas as empresas de acordo com suas funções e os tipos de riscos que estas proporcionam.
Com a entrada do eSocial, além de ter que cumprir essa obrigação, a empresa terá uma fiscalização mais próxima, tendo assim que gerir, atualizar e realizar os envios de toda documentação relacionada nos prazos estabelecidos.
Os eventos da 4º fase, ou seja, das informações de SST, começaram a ser enviados 13 de outubro de 2021 para as empresas do grupo 01 (organizações que faturaram acima de 78 milhões em 2016).
São esses eventos:
- S-2210 – Comunicação de acidente de trabalho
- S-2220 – Monitoramento da saúde do trabalhador
- S-2240 – Condições Ambientais do trabalho
Evento S-2210 – Comunicação de acidente de trabalho
Nesse evento, é obrigatório o envio sempre que houver um acidente de trabalho, mesmo aqueles que não gerem afastamento do trabalhador. Quem deverá enviar esses dados são os empregadores, órgão gestor de mão de obra.
A geração desse arquivo deverá ser feita através de um software habilitado, que consiga gerar arquivo em XML com dados definidos pelo eSocial. O sistema Fortes Tecnologia, por exemplo, conta com funcionalidade própria para o envio dessas informações.
O número do recibo gerado para esse evento é o número da CAT. O prazo de envio não mudou, é o mesmo prazo do envio da CAT tradicional, 1 dia útil e, em caso de morte, na mesma hora.
Evento S-2210 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
Os Asos (Atestados de Saúde Ocupacionais) trazem informações sobre a saúde do trabalhador detalhadamente, durante todo o vínculo empregatício. É nesse evento que irá constar os exames médicos estabelecidos no PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), mesmo que a empresa esteja desobrigada a fazer o programa do PCMSO, ela está obrigada a enviar os Asos, sejam eles admissionais, demissionais, periódicos, mudança de grau de risco e de retorno ao trabalho.
O prazo de envio dessa informação ao eSocial é até dia 15 do mês subsequente ao da realização do exame. Vale lembrar que esse prazo não altera o da realização do exame, que conta com periodicidades específicas.
Esse evento está relacionado com o evento admissional do trabalhador.
Evento S-2240 – Condições Ambientais do trabalho
É nesse evento que se detalham os riscos ambientais de trabalho, para cada funcionário e é ele que servirá de base para o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) eletrônico, com início em janeiro de 2023.
A base para o entendimento do que é riscos a exposição aos agentes nocivos está no anexo IV do regulamento da previdência social.
Além de enviar os riscos, que consta na tabela 24 – Agente nocivos e atividades – aposentadoria especial, esse evento contará com as medidas de controle e a proteção que a empresa adotará.
Para entender quais são os agentes nocivos, é importante consultar o Decreto nº 3.048/1999.
Só para termos uma ideia, os agentes nocivos são divididos em três categorias:
- Químicos — exposição a produtos que provocam intoxicação ou corrosão: benzeno, chumbo, carvão mineral, arsênio etc.;
- Biológicos — materiais biológicos e componentes orgânicos que podem gerar doenças: lixo, animais infectados, material hospitalar etc.;
- Físicos — condições de trabalho que podem prejudicar o corpo humano: radiação, frio extremo, umidade, pressões anormais, altos ruídos etc.
O prazo de envio é de até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade
De acordo com a Portaria MTP 334/2022, até 31 de dezembro de 2022, as empresas não serão autuadas pela ausência, no eSocial, de envio dos eventos S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador e S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho/Agentes Nocivos.
Além disso, a Portaria posterga para 1º de janeiro de 2023 o início da obrigatoriedade de emissão do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) em meio exclusivamente eletrônico, conforme previa anteriormente a Portaria MTP 313/2021.
Lembre-se ainda que não estejam sendo multadas ao longo de 2022, é importante cumprir os prazos dos eventos de SST para poder criar uma rotina nas empresas e evitar a correria de última hora.
O que muda no eSocial em 2023: inserção de processos trabalhistas
Além desses eventos, em 2023 teremos também a entrada das informações sobre processos trabalhistas. A mudança foi publicada no portal do eSocial, para o novo Layout versão S-1.1 Beta, com a inclusão dos eventos referente a esse tipo de processo. Essa ainda não é uma versão final, sendo passível de alterações e ajustes.
A INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 2.094, DE 15 DE JULHO DE 2022, traz a seguinte alteração a partir de janeiro de 2023: Passam a ser declarados via DCTFWeb as contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas em decorrência de decisões proferidas pela justiça do trabalho, hoje declaradas via Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
Serão através desses eventos:
- S-2500 – Processo Trabalhista;
- S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista;
- S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista;
- S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.
Evento S- 2500 – Processo trabalhista
É o evento que registra as informações de processos na justiça do trabalho, também de acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter). São prestadas informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo, às bases de cálculo para recolhimento de FGTS e da contribuição previdenciária do RGPS.
Um aviso importante é que nesse evento não deve ser utilizado para justiça comum ou federal e quem deve enviar é o responsável pelo pagamento da condenação, mesmo em caso de responsabilidade solidária.
Será um evento independente, então não influenciará na folha de pagamento e nem no RET ( Registros de Eventos Trabalhistas) e deverá ser enviado mesmo que não haja recolhimento de FGTS e INSS.
Evento S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
Nesse evento são informados os valores retidos tanto de INSS como de IR. Só está obrigado a enviar esse evento quando for recolher contribuições sociais previdenciárias e as destinadas a terceiros e/ou imposto de renda retido na fonte.
O prazo de envio desses eventos acima é até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão ou acordo.
IRRF na DCTFWeb e substituição da DIRF
O novo layout também está relacionado à substituição da SEFIP/GFIP. A versão S-1.1 incorpora os ajustes necessários para a inclusão do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) na DCTFWeb. Ou seja, os eventos remuneratórios S-1200 e S-1210 são alterados para permitir o recolhimento do IRRF, o que atualmente ocorre via DARF 0561.
DIRF não será substituída no ano-base 2023, mas sim com as informações relativas ao ano de 2024, que seriam declaradas em 2025. Uma nova alteração de layout, a ser publicada no início de 2023, deve contemplar definitivamente as alterações necessárias para a substituição da declaração pelo eSocial
Como melhorar a organização para não deixar para última hora?
1 – Utilize de softwares que tenha atualização e façam o envio dessas informações, além de ter atualização constante com as para adequação às mudanças do governo. O sistema da Fortes Tecnologia, por exemplo, está atualizando e automatizando vários processos de acordo com essas alterações. Tenha como aliado um bom sistema e ele vai fazer com que as informações prestadas ao eSocial sejam mais seguras.
2 – Prepare-se, invista em cursos e treinamentos para saber as mudanças antes do envio para o eSocial. Dessa forma, você tem tudo que precisa em mãos para fazer o envio correto de informações e evitar prejuízos.
3 – Atualize os dados de colaboradores com frequência, como inclusão de dependentes, casamento, divórcio ou qualquer outra mudança cadastral, e estabeleça rotinas de conferência dos processos e informações.
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