SUA EMPRESA DA CONSTRUÇÃO CIVIL ESTÁ PRONTA PARA O ESOCIAL

Na prática, o eSocial possui o objetivo de simplificar a apresentação e transmissão das informações dos empregados, tais como nome, CPF, data de nascimento, variações salariais, gozo de direitos trabalhistas, acidentes de trabalho. Também deve diminuir inconsistências entre os mais diversos formulários entregues atualmente, tais como, cadastro geral de empregados e desempregados, comunicado de dispensa, folha de pagamento de salário, relação anual de informações sociais, termo de rescisão de contrato de trabalho, entre outras.

O benefício principal para as empresas seria a diminuição do tempo gasto coletando dados e enviando-os aos órgãos responsáveis. Porém, também implica em uma mudança de cultura, pois é preciso adaptar os sistemas de RH e obtenção de dados financeiros e contábeis para uma plataforma digital em que seja possível organizar todas essas informações. Com esta centralização DIRF, RAIS, GFIP, CAGED, PPP, entre outros, serão gradativamente dispensados.

Para quem pensa que essa mudança é pequena ou simples, pode se preparar: serão 43 documentos que precisarão ser apresentados no sistema, com 1.675 campos de informação. Essa mudança vai impactar cerca de 6 milhões de empresas num primeiro momento e 37 milhões de trabalhadores com carteira assinada deverão ser registrados no sistema. Para saber detalhadamente sobre as informações exigidas pelo eSocial, acesse o Manual de orientação.

Uma pesquisa realizada pela PwC, no 2º semestre de 2015, mostrou que 25% das empresas aguardavam a versão final do Manual do eSocial para iniciar o processo de adequação. 18% das organizações entrevistadas ainda não estavam preparadas para conduzir o projeto ou acreditavam que as mudanças impactariam apenas a parte de folha de pagamento. Se você e sua empresa fazem parte dessas estatísticas, é bom começar a prestar mais atenção no que essa mudança implica!

No momento, o eSocial ainda não é obrigatório, e está sendo aplicado só para os empregadores domésticos. Mas o prazo para as empresas está batendo à porta: a partir de setembro, as empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2014 deverão utilizar o sistema para cumprir as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas à contratação de funcionários. Para as demais empresas, o sistema será obrigatório a partir de janeiro de 2017.

As empresas que não se adequarem podem estar sujeitas à multas e os custos para remediar a falta de planejamento podem sair muito mais caros do que tomar uma atitude imediata para acelerar a conformidade.

Isso tudo, é claro, vai influenciar nas práticas das empresas da indústria da construção. A sua empresa está pronta?

O que muda com o eSocial nas empresas da indústria da construção

Muda a forma como a sua empresa presta contas trabalhistas. Antes do eSocial você reportava estas informações para os diferentes órgãos e em diferentes formatos.
Depois do eSocial estar implementado, a sua empresa vai repassar estas mesmas informações em um único formato, para uma única plataforma de dados. Este banco de dados atenderá às expectativas de todas as entidades para fins de fiscalização.

Para repassar as informações trabalhistas no novo padrão do eSocial com a qualidade exigida pelo governo, diferentes áreas da organização devem ser envolvidas no processo pré-eSocial: departamento pessoal; recursos humanos; financeiro; fiscal; contábil; jurídico; segurança e medicina do trabalho; desenvolvimento e treinamento; recrutamento e seleção; cargos e salários, e benefícios.

Como é preciso juntar muita informação que usualmente fica distribuída nas áreas, as empresas que não se prepararem adequadamente para o eSocial podem ter problemas. É bom estar com a casa em ordem, para não ter dificuldades e não perder os prazos. Melhorar seus processos e organizar suas informações ajudará para que a transição da sua empresa para o eSocial ocorra sem traumas. Um bom sistema de gestão e que esteja em frequente atualização para atender as novas exigências é fator essencial neste processo de adequação, para garantir agilidade e precisão das informações.

E ao que você deve estar atento?

É importante que sua empresa esteja antenada nos seguintes aspectos:

Legislação: acompanhar a atualização da legislação a fim de checar as informações na sua organização estão de acordo. Reavaliar as regras e os prazos.

Processos: redefinir os processos que estão diretamente ligados à geração das informações no âmbito do eSocial. Estes são os processos críticos, e devem estar em ordem para atender os prazos legais e a qualidade das informações prestadas .

Sistemas: analisar o quanto os sistemas de informação utilizados nos processos de trabalho de cada área envolvida estão aderentes ao eSocial. Solicitar junto aos fornecedores atualizações no software para atender às exigências da nova legislação e novos layouts. Contar com um bom serviço de suporte e consultoria do provedor do seu sistema de gestão é condição para o sucesso do projeto, e para que sua construtora não fique na mão.

Infraestrutura: avaliar se é necessário adquirir novas ferramentas e sistemas de trabalho para disponibilizar as informações na nova plataforma do eSocial.

Pessoas: definir quem será responsável pelas informações de cada área. Capacitar e conscientizar estas pessoas e seus times da importância do projeto.

Comunicação: manter as áreas envolvidas na geração das informações trabalhistas (recursos humanos, tecnologia da informação, contabilidade, financeiro, fiscal, jurídico) integradas. A comunicação entre estas áreas será o ponto chave do sucesso na transição para o eSocial.

Como se adequar ao eSocial na prática

Para cumprir essas obrigações, é essencial que as informações do setor de RH, financeiro e contábil estejam atualizadas e digitalizadas, nesse momento é importante ter um bom software de gestão que possa ajudar. Verifique se você tem à disposição informações trabalhistas como:

• Eventos de férias, rescisão, afastamento, alterações de local de trabalho
• Controle de ponto e carga de trabalho: horas extras, banco de horas (se houver), atrasos, faltas, saída antecipada
• Informações e ocorrências de saúde: atestados médicos ou acidentes de trabalho.
• Retirada e devolução de equipamentos de proteção (individuais ou coletivos)
• Histórico de cargos e salários
• Histórico de benefícios sociais
• Informações detalhadas de documentos como CTPS, PIS, certidão de reservista.
• Admissões, que  devem ser informadas até 1  dia antes do inicio laboral.
  Informações de  autônomos  em folha de pagamento

É muita coisa, não é? E ainda há muito mais! Por isso, é importante pensar em um sistema de gestão que possa te ajudar a organizar os dados e garantir solidez nos processos.
Ao final, você vai precisar de um sistema que permita:

• Gerenciar os processos de Medicina e Segurança do Trabalho
• Controlar Gestão de Cargos e Salários
• Efetuar a transmissão diária das informações de forma automática, evitando esquecimento
• Gerir seu processo de recrutamento, seleção e admissão, de forma integrada

Comece agora a organizar os dados da sua empresa, seja ela construtora, incorporadora, escritório, prestadora de serviços ou qualquer outra modalidade de empresa que trabalhe no setor da construção.